Office Administrator

About InterDigital

InterDigital is a global research and development company focused primarily on wireless, video, artificial intelligence (“AI”), and related technologies. We design and develop foundational technologies that enable connected, immersive experiences in a broad range of communications and entertainment products and services. We license our innovations worldwide to companies providing such products and services, including makers of wireless communications devices, consumer electronics, IoT devices, cars and other motor vehicles, and providers of cloud-based services such as video streaming. As a leader in wireless technology, our engineers have designed and developed a wide range of innovations that are used in wireless products and networks, from the earliest digital cellular systems to 5G and today’s most advanced Wi-Fi technologies. We are also a leader in video processing and video encoding/decoding technology, with a significant AI research effort that intersects with both wireless and video technologies. Founded in 1972, InterDigital is listed on Nasdaq.

InterDigital is a registered trademark of InterDigital, Inc.

For more information, visit: www.interdigital.com.

Job Summary

The Office Administrator will perform advanced, diversified, and confidential administrative, facilities, and office oversight related duties in support of a designated location and its incumbents. Responsible for running the site smoothly, carrying out a mix of administrative, general services and logistics tasks. General site management, including building maintenance and liaison with suppliers and landlords. Ensure that the site and the employee experience are efficient, productive and infused with a positive culture.

Administrative Duties

• Perform a wide range of complex and technical administrative duties in support of assigned departments or personnel.

• Initiates and processes purchase orders and submits invoices for payment working closely with the Finance department to ensure accurate and timely processing.

• Plan and manage both on-site and off-site event logistics, including scheduling, vendor coordination, and overseeing all details to ensure seamless execution.

• Create PowerPoint presentations and Excel spreadsheets as needed to support team activities and presentations.

• Serves as a primary point of contact for the administrative team across the company, assisting with employee visits and related coordination.

• Manages office visitors effectively, ensuring visitor sign-in system is operational and that security protocols are followed.

Facility Duties

• Collaborate the with Senior Manager, Facilities Operations to ensure office spaces comply with local health and safety regulations by conducting routine safety inspections and maintaining current office safety equipment (first aid kits, AED machine, Fire Extinguishers).

• Manage the Montreal, QC office as the primary point of contact for maintenance requests, coordinating repairs, and overseeing communication with external vendors to ensure timely and high-quality service for office needs.

• Maintain a clean, organized, and well-kept office environment to foster a productive and safe workspace.

• Perform other essential duties as assigned to support the overall functioning of the office.

Knowledge, Skills, Abilities

• Proactive and solution-oriented, with the ability anticipate needs and effectively communicate issues, opportunities for improvement, and requirements to management, colleagues and vendors at all levels.

• Strong time management skills with the ability to prioritize tasks and adapts to changing requirements and priorities.

• Exceptional interpersonal skills with the ability to thrive in a multicultural environment.

• High degree of attention to detail, ensuring accuracy and quality in all tasks.

• Discreet and trustworthy with the ability to maintain confidentiality at all times.

• Familiarity with office management and basic accounting principles.

• Proficient in Microsoft Office Suite, including Teams, Excel and PowerPoint with understanding of how to leverage these tools for collaboration and productivity.

Required Qualifications

• Minimum of 3 years of administrative or related experience, working with employees at various levels and across multiple areas of responsibility.

• Associate or bachelor’s degree is preferred.

• Fluency in both English and French (written and spoken) is mandatory.

• Willingness to work overtime as needed to support the office during events or peak periods.

Location: Montreal, QC Canada

InterDigital is an equal employment opportunity employer. InterDigital will not engage in or tolerate unlawful discrimination with regard to any employment decision, policy or practice based on a person’s sex, gender, pregnancy (including childbirth, breastfeeding and related medical conditions), age, race, color, religion, creed, national origin, ancestry, citizenship, military status, veteran status, mental or physical disability, medical condition, genetic information, sexual orientation, gender identity or expression, or any other factor protected by applicable federal, state or local  law. This policy applies to all terms and conditions of employment, including, but not limited to, recruiting, hiring, compensation, benefits, training, assignments, evaluations, coaching, promotion, discipline, discharge and layoff.

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À propos d'InterDigital

InterDigital développe des technologies sans fil fondamentales qui sont au cœur des appareils mobiles, des réseaux et des services dans le monde entier. Nous résolvons bon nombre des défis techniques les plus critiques et les plus complexes de l'industrie, en proposant des solutions pour des réseaux à large bande plus efficaces et une expérience multimédia plus riche, et ce des années avant le déploiement sur le marché. InterDigital entretient des relations stratégiques avec plusieurs des plus grandes entreprises de services sans fil au monde.  Fondée en 1972, InterDigital est cotée au NASDAQ et fait partie de l'indice S&P SmallCap 600.

Missions générales/finalité

L'administrateur de bureau effectuera des tâches avancées, diversifiées et confidentielles liées à la supervision administrative, des installations et du bureau, en soutien à un site désigné et à ses titulaires. Responsable du bon fonctionnement du site en effectuant un mélange de tâches administratives, de services généraux et de logistique. Assurer la gestion générale du site, notamment l'entretien des locaux et la liaison avec les fournisseurs et les propriétaires. Veiller à ce que le site et l'expérience des salariés soient efficaces, productifs et empreints d'une culture positive.

Fonctions administratives

• Effectuer un large éventail de tâches administratives complexes et techniques en soutien aux services ou au personnel assignés.

• Initier et traiter les bons de commande et soumettre les factures pour paiement en travaillant en étroite collaboration avec le service financier afin de garantir un traitement précis et rapide.

• Planifier et gérer la logistique des événements sur site et hors site, y compris la programmation, la coordination des fournisseurs et la supervision de tous les détails pour assurer une exécution sans faille.

• Créer des présentations PowerPoint et des feuilles de calcul Excel selon les besoins pour soutenir les activités et les présentations de l'équipe.

• Sert de point de contact principal pour l'équipe administrative dans toute l'entreprise, en aidant à l'organisation des visites des salariés et à la coordination connexe.

• Gérer efficacement les visiteurs du bureau, en veillant à ce que le système d'enregistrement des visiteurs soit opérationnel et que les protocoles de sécurité soient respectés.

Fonctions de site

• Travailler en collaboration avec le directeur principal des opérations des installations pour s'assurer que les espaces de bureau sont conformes aux réglementations locales en matière de santé et de sécurité en effectuant des inspections de sécurité régulières et en entretenant les équipements de sécurité actuels du bureau (trousses de premiers secours, défibrillateur, extincteurs).

• Gérer le bureau de Montréal, QC, en tant que point de contact principal pour les demandes de maintenance, coordonner les réparations et superviser la communication avec les fournisseurs externes afin de garantir un service rapide et de qualité pour les besoins du bureau.

• Maintenir un environnement de bureau propre, organisé et bien entretenu afin de favoriser un espace de travail productif et sûr.

• Effectuer d'autres tâches essentielles qui lui sont assignées pour soutenir le fonctionnement général du bureau.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Être proactif et orienté solution, avec la capacité d'anticiper les besoins et de communiquer efficacement les problèmes, les opportunités d'amélioration et les exigences à la direction, aux collègues et aux fournisseurs à tous les niveaux.

• Solides compétences en gestion du temps, capacité à hiérarchiser les tâches et à s'adapter à l'évolution des exigences et des priorités.

• Avoir d'excellentes qualités relationnelles et êtes capable de s'épanouir dans un environnement multiculturel.

• Grande attention portée aux détails, garantissant la précision et la qualité dans toutes les tâches.

• Discrétion et digne de confiance, avec la capacité de préserver la confidentialité à tout moment.

• Connaissance de la gestion de bureau et des principes comptables de base.

• Maîtrise de la suite Microsoft Office, y compris Teams, Excel et PowerPoint, et compréhension de la manière d'exploiter ces outils pour la collaboration et la productivité.

Qualifications requises

• Minimum de 3 ans d'expérience administrative ou connexe, en travaillant avec des salariés de différents niveaux et dans plusieurs domaines de responsabilité.

• Un « Diplôme d'associé » (« Associate degree ») ou une licence est préférable.

• La maîtrise de l'anglais et du français (écrit et parlé) est obligatoire.

• Volonté de faire des heures supplémentaires si nécessaire pour soutenir le bureau pendant les événements ou les périodes de pointe.

Lieu : Montréal, Canada

InterDigital est un employeur offrant l'égalité des chances en matière d'emploi. InterDigital s'interdit de toute discrimination illégale et ne tolère aucune décision, politique ou pratique prise en matière d'emploi basée sur le sexe, le genre, la grossesse (y compris l'accouchement, l'allaitement et l'état de santé), l'âge, la race, la couleur, la religion, la croyance, l'origine nationale, l'ascendance, la citoyenneté, le statut militaire, le statut de vétéran, le handicap mental ou physique, l'état de santé, les informations génétiques, l'orientation sexuelle, l'identité ou l'expression de genre, ou tout autre facteur protégé par la loi fédérale, nationale ou locale applicable. Cette politique s'applique à toutes les conditions d'emploi, y compris, de façon non limitative, au recrutement, à l'embauche, à la rémunération, aux avantages sociaux, à la formation, aux affectations, aux évaluations, au coaching, à la promotion, à la discipline, au licenciement et à la mise à pied.