Coordonnateur.trice, Relations clients

Job Description

Poste temporaire d'une durée de 15 mois
Ce que vous ferez

Dans l’exécution de ses fonctions, la personne devra assurer un excellent service à la clientèle, coordonner les besoins d’aménagement des locataires, contrôler la qualité des services offerts par les fournisseurs et superviser l’exécution des contrats. Elle devra aussi assister son supérieur immédiat dans l'accomplissement de ses fonctions. Les principales responsabilités incluent :

Expérience client lors des arrivées et des départs

• Assurer le lien entre les locataires et les différents services internes lors de l’exécution de travaux d’aménagement de locataires dans le respect des baux (participation aux réunions de chantiers);

• Effectuer les tâches de coordination de l’arrivée et du départ des locataires selon le processus « move-in/move-out », dont envoyer les avis d’arrivée et de départ, recevoir des certificats d’occupation et d’assurance (incluant leur renouvellement) et s’assurer que les nouveaux locataires soient dans le répertoire électronique (et faire les modifications selon les demandes);

• Gérer les besoins spéciaux découlant des relocalisations des locataires, à la demande du service de construction.

Expérience client au quotidien:

• S’assurer de la satisfaction des locataires (rencontres mensuels, suivi de dossiers, satisfaction générale)

• Procéder aux appels de service, superviser le suivi du rapport journalier et analyser les demandes de service afin de voir au maintien et à l’amélioration des indicateurs de performance;

• Coordonner divers projets avec les locataires ou les fournisseurs, du début à la fin;

• Faire l’inspection régulière des espaces vacants disponibles à la location, coordonner et superviser les demandes de réparations et d’entretien afin de maintenir ces espaces dans le meilleur état possible en tout temps.

• Faire l’inspection régulières des espaces locataires et des espaces communs, ainsi que du quai de chargement, coordonner et superviser les demandes de réparations et d’entretien afin de maintenir ces espaces dans le meilleur état possible en tout temps.

Communication:

• Coordonner la signalisation du complexe dans les espaces communs et les ascenseurs, son maintien et sa mise à jour ainsi que les demandes de signalisation des locataires dans les espaces communs;

• Coordonner le suivi des plaintes de la clientèle avec les divers départements organismes, ainsi que locataires impliqués. Assurer un retour aux clients sur les mesures prises et la résolution de l’évènement à la satisfaction des parties, et ce, dans les plus brefs délais;

• Être le soutien à la gestion de la boite courriel « Relation Client » et des demandes d’accès;

Administration, environnement et autres tâches:

• Fournir un support administratif dans ses dossiers tels que la rédaction, correspondance, ouverture de dossiers, rédaction de rapports, etc.;

• Vérifier et procéder au paiement de factures, et autres tâches en comptabilité;

• Assister et soutenir activement son supérieur, dans l’implantation des initiatives environnementales et dans le maintien des accréditations LEED, BOMA BEST et autres;

• Compiler et établir des statistiques sur le recyclage et le compostage des matières résiduelles ;

• Supervision de la salle des compacteurs (suivi entretien ménager, bon fonctionnement des équipements, etc…)

• Location des espaces d’entreposage de ses immeubles

• Accomplir toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat ou nécessitées par ses fonctions.

Ce que vous êtes

Vous vous distinguez par votre :

• Ambition;

• Imputabilité;

• Ouverture;

• Collaboration;

• Capacité démontrée à établir et entretenir des relations d’affaires de qualité;

• Autonomie, aptitudes d’organisation, de planification et de gestion d’échéanciers multiples.

Ce que vous apportez

• DEC en technique administrative, diplôme universitaire ou autre formation jugée pertinente;

• Quatre (4) à cinq (5) années d'expérience pertinente reliées à la gestion de contrats de service, à la gestion des plaintes, la gestion immobilière, au service à la clientèle, en comptabilité et/ou en gestion de projets;

• Connaissance des baux, un atout;

• Désir marqué d’amélioration continue de la qualité;

• Aptitude et intérêt à travailler avec des données financières;

• Maîtrise des outils Office et connaissance du système d’exploitation JDE, un atout ;

• Excellent français et anglais parlé et écrit*.

*Interactions orales et/ou écrites avec des partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, etc.)

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