Réceptionniste / Coordinateur de bureau (Contrat 1 an - remplacement maternité)

Ayant reconnu les avantages du travail à distance sur le bien-être des employés et l'environnement, notamment le moral des employés, la productivité et la réduction des trajets domicile-travail, nous sommes fière d'être une entreprise privilégiant le travail à distance. Notre environnement qui privilégie le travail à distance, ainsi que nos bureaux bien situés et nos espaces de travail collaboratifs, offrent à notre équipe la liberté et la flexibilité de travailler de la manière qui rend nos employés les plus productifs.

À propos de Tecsys

Tecsys est un innovateur à croissance rapide qui offre des solutions de chaîne d'approvisionnement aux principaux systèmes de soins de santé, aux hôpitaux, aux pharmacies, aux distributeurs, aux détaillants et aux 3PL. Nous travaillons avec les leaders du secteur pour transformer leurs chaînes d'approvisionnement grâce à la technologie. Si vous aimez relever des défis intéressants avec des opportunités d'apprentissage continu, joignez-vous à Tecsys!

À propos du poste

Lieu : Actuellement à Place Alexis Nihon (Déménagement à McGill College d'ici la fin de l'année)

Durée du contrat : Minimum 12 mois avec possibilité de prolongation

Horaires de travail : Poste en présentiel, 5 jours par semaine

Nous recherchons une personne dynamique et proactive pour occuper le poste de Réceptionniste / Coordinateur de bureau. Ce poste est responsable de la supervision de divers aspects de notre lieu de travail afin de garantir un environnement de travail positif et efficace. Le candidat idéal aura un sens aigu du détail, d'excellentes compétences organisationnelles et une passion pour créer une expérience exceptionnelle pour les employés. Veuillez noter que ce poste nécessite que le candidat travaille sur place à la fois au lieu de travail actuel (Place Alexis-Nihon) et au futur lieu de travail à McGill College. Le candidat retenu doit être à l'aise avec la transition entre ces lieux de travail.

Vous serez responsable de ce qui suit :

1. Réception :

• Superviser les opérations de la réception, en veillant à ce que la zone de réception soit accueillante et professionnelle, y compris la gestion des appels téléphoniques, la planification des réservations de salles de réunion et la gestion des registres des visiteurs.
• Gérer la salle de courrier et tous les aspects des livraisons de bureau entrantes et sortantes.
• Créer des passes WI-FI pour les invités selon les besoins.
  2. Tâches générales de bureau :
• Assurer le bon fonctionnement du bureau en maintenant la propreté et la sécurité des zones assignées, y compris les cuisines et les salles de conférence. Effectuer des rondes quotidiennes et signaler ou escalader rapidement tout problème à votre responsable et aux membres de l'équipe.
• Gérer les fournitures de bureau et commander des consommables (par exemple, fournitures de cuisine et papeterie).
• Coordonner avec la gestion de l'immeuble et les fournisseurs externes pour l'entretien, les réparations et autres services liés aux installations. Participer aux formations organisées par la société de gestion des installations de l'immeuble (par exemple, formation de chef de feu).
  3. Coordination d'événements :
• Coordonner les événements pour les employés, y compris la restauration, l'espace événementiel et les divertissements.
• Fournir un soutien administratif et technique pour les réunions d'entreprise.
• Organiser des initiatives de sensibilisation communautaire d'entreprise.
  4. Distribution de SWAG :
• Gérer la coordination de la distribution de SWAG, y compris l'entreposage, les commandes et l'expédition internationale.

Qualifications

• Fortes capacités organisationnelles et multitâches.
• Excellentes compétences en gestion du temps.
• Adaptabilité aux nouvelles tâches et responsabilités.
• Attention aux détails.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Maîtrise des applications Microsoft telles que Word, Excel et PowerPoint.
• Maîtrise des outils logiciels de bureau pour la réservation et la gestion d'événements (par exemple, Outlook, Teams).
• Forte maîtrise de la communication écrite et orale en anglais et en français, essentielle pour une correspondance efficace avec les clients, les fournisseurs, les partenaires commerciaux et les collègues à travers le Canada.
• Capacité à collaborer efficacement au sein d'une équipe.
  

Nous comprenons que l'expérience prend de nombreuses formes et que les parcours professionnels ne sont pas toujours linéaires. Si vous ne répondez pas à toutes les exigences de cette annonce, nous vous encourageons tout de même à postuler.

Chez Tecsys, nous nous engageons à favoriser un milieu de travail diversifié et inclusif où tous les employés se sentent valorisés, respectés et autonomes. Nous croyons que la diversité stimule l'innovation et renforce notre capacité à offrir des solutions exceptionnelles. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons, expériences et perspectives à rejoindre notre équipe.

Tecsys est un employeur offrant l'égalité des chances. Des accommodements sont disponibles pour les candidats sélectionnés pour une entrevue. L’usage du masculin dans ce document a pour unique but d’alléger le texte.

NB: Si vous postulez, vous devez être citoyen canadien ou résident permanent du Canada, OU avoir un permis de travail canadien valide.