Office Manager Munich (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit

Let’s be #BrilliantTogether

Aktuell sind wir auf der Suche nach einem Office Manager für unser Team in München. (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit

Als Office Manager übernehmen Sie administrative Unterstützung vom Münchner Büro aus und betreuen das deutsche/schweizerische Corporate Services Team.

• Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern des EMEA Corporate Services-Teams bei speziellen Projekten und unternehmensweiter administrativer Aufsicht.

• Ansprechpartner für das Büro für Fragen des Facility- und Property-Managements.

• Koordination mit Lieferanten, einschließlich Kostenverhandlungen, Vertragsimplementierung sowie Rechnungsabgleich und Zahlungsprozess.

• Verwalten Sie Post- und Kurierdienste.

• Unterstützung bei der Planung und Koordination von internen Veranstaltungen, wie z. B. Townhalls-Meetings von Unternehmen, Executive Meetings und Büroessen, Teamevents und Weihnachtsfeiern.

• Zusammenarbeit mit dem Büroleiter und den Betriebsräten

• Helfen Sie bei regionalen Facility-Management-Projekten. Unterstützung bei bürobezogenen Projekten (AV-Upgrade, Renovierungen, Bauarbeiten, Umzug von Büros, etc.)

• Sie sind der Hauptansprechpartner für Fragen zur Büro-IT und arbeiten mit einem globalen Team an Standardverfahren in Bezug auf IT-Geräte

• Arbeiten Sie mit dem People Team zusammen, um Ad-hoc-Unterstützung bei der Personalabteilung und bei der Sprachübersetzung zu leisten.

• Überwachung und Behebung von Problemen, die über das interne Ticketsystem für Serviceanfragen von ISS, Service Now, eingereicht werden (einschließlich Besuchermanagement und Empfang – Entgegennahme von Anrufen, Begrüßung von Besuchern und Mitarbeitern, Hinzufügen von Besuchern zum Sicherheitssystem und entsprechende Anleitung)

• Wir sind der Hauptansprechpartner für die Bürosicherheit und arbeiten mit einem globalen Team an Standardverfahren in Bezug auf Sicherheit und Notfallplanung

• Verwaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Brandschutzverfahren, Sicherstellung der Einhaltung der Gesetzgebung, Organisation von Schulungen und Festlegung von Standards

Zu den erforderlichen Fähigkeiten gehören:

• Ausgeprägte Büroadministrationsfähigkeiten – kritisches Denken und Problemlösung

• Fließende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch

• Fortgeschrittene Microsoft Office-Kenntnisse (Excel, Word, PowerPoint & Teams)

• Zeitmanagementfähigkeiten und ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein methodisches und gründliches Vorgehen

• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten

#LI-TG1

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Let’s be #BrilliantTogether.

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