Executive Assistant

Make your next move an expert one.

At Colliers it’s not our success that sets us apart, it’s how we achieve it. Our people are passionate, take ownership and always do what’s right for our clients, people and communities.

Why Colliers?

Our enterprising environment needs your expertise to facilitate Colliers’ continued growth as an industry leader. Our nimble, decentralized culture can provide you with a wealth of opportunities to learn about our business and quickly gain experience to accelerate your career.

Ce poste est destiné à un(e) assistant(e) exécutif(ve) basé(e) dans nos bureaux de Montréal.

À propos du rôle :

En tant qu’assistant(e) exécutif(ve) au sein de notre équipe REMS, vous jouerez un rôle central en fournissant un soutien administratif à notre vice-présidente, REMS Région Québec ("l’Exécutif"). Ce rôle comprend la coordination des calendriers, l’organisation des voyages et des réunions, la préparation des communications écrites et des présentations, le traitement des frais et autres factures connexes, ainsi que l’organisation d’événements selon les besoins. Le poste nécessite une coordination intergroupe à tous les niveaux, ainsi que d'excellentes compétences en communication écrite et orale, en planification et en organisation, avec la capacité de travailler efficacement en toute autonomie. Il s’agit d’une occasion unique de mettre votre expertise à profit pour nous aider à faire progresser notre industrie.

Dans ce rôle, vous serez amené(e) à :

• Servir d’intermédiaire entre l’Exécutif, les différents services et autres parties prenantes clés.

• Gérer les comptes fournisseurs et coordonner les commandes de bureau (fournitures, café, services de conciergerie, etc.).

• Assurer l’exactitude des communications bilingues et des traductions, y compris leur conformité aux exigences de l’Office québécois de la langue française.

• Assurer la coordination administrative locale, la gestion de la documentation, la prise de procès-verbaux et le suivi des réunions d’équipe.

• Gérer l’accueil, notamment la prise d’appels, la réception et la distribution du courrier et des colis.

• Préparer des rapports écrits et de la correspondance à destination des partenaires commerciaux internes et externes, tout en maintenant une approche professionnelle.

• Examiner la correspondance entrante et collaborer avec l’Exécutif pour en assurer le traitement adéquat.

• Vérifier l’agenda des dirigeants et s’assurer proactivement qu’ils disposent de tous les documents et informations nécessaires avant chaque réunion.

• Organiser l’ensemble des réunions, événements spéciaux et initiatives d’équipe, y compris la réservation de salles de conférence, la coordination des services de restauration et l’organisation d’ateliers.

• Planifier et coordonner les réunions sur site et hors site, établir les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des actions à entreprendre.

• Préparer les présentations et tout autre document requis pour les conférences et réunions, en utilisant les modèles et directives les plus récents.

• Coordonner l’intégration des nouveaux membres de l’équipe afin de garantir leur bonne intégration au sein de Colliers REMS.

• Participer aux travaux de projet et aux missions de recherche selon les besoins.

Ce que vous apportez :

• Au moins 3 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) exécutif(ve) de haut niveau dans un environnement de services professionnels dynamique.

• Un baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe (préféré).

• Une expérience préalable dans le secteur immobilier est un atout.

• Une excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).

• Une capacité à comprendre les directives et à mener à bien les projets du début à la fin en respectant les délais impartis.

• De solides compétences interpersonnelles et un excellent sens du service client.

• Des compétences avérées en gestion du temps, en organisation et en gestion des priorités.

• Une excellente maîtrise de la communication écrite et orale.

• Une capacité à gérer l’incertitude et à rester calme sous pression tout en maintenant une attitude positive.

• Un sens de l’intégrité et un engagement à être un(e) assistant(e) de confiance pour les membres de l’équipe.

• Une approche proactive et axée sur les solutions.

Ce que nous offrons :

• Projets innovants : Travaillez sur des initiatives de pointe qui façonnent nos communautés, stimulent notre croissance et ont un impact concret.

• Développement de carrière : Faites évoluer votre carrière et atteignez vos objectifs grâce à des programmes de formation et de développement de haut niveau.

• Rémunération et avantages compétitifs : Bénéficiez d’un régime d’avantages sociaux complet et flexible ainsi que d’une rémunération concurrentielle qui valorise vos contributions et soutient votre bien-être.

• Culture collaborative : Rejoignez une équipe dynamique où l’innovation est encouragée, la collaboration essentielle et chacun est encouragé à être authentique et à donner le meilleur de lui-même.

• Diversité, équité et inclusion : Notre solide programme nord-américain en matière de diversité et d’inclusion comprend huit groupes de ressources pour les employés (ERG), où vous pourrez vous connecter, apprendre et contribuer à une communauté inclusive et solidaire. En savoir plus : https://www.collierscanada.com/en-ca/careers/diversity-and-inclusion

• Un réseau mondial : Rejoignez une équipe de 22 000 professionnels dans 68 pays, où vous pourrez élargir votre réseau et apprendre des meilleurs talents à l’échelle internationale.

***This position is for an Executive Assistant based out of our Montreal Offices****

About the role:

As the Executive Assistant within our REMS team, you'll provide executive administration support to our Vice President, REMS Quebec Region (“Executive”).  This role will include coordination of calendars, organization of travel and meetings, preparation of correspondence, communications, and presentations, processing expenses and other related invoices, and organization of events as needed. Position requires cross-group coordination at all levels, along with superb written and oral communications skills and planning skills with the ability to function effectively with minimal direction.  This is an opportunity to leverage your expertise to help us lead our industry into the future.

In This Role:

• Acts as a liaison between the Executive and the Departments and other key personnel.

• Manages supplier accounts and coordinates office orders (supplies, coffee, janitorial services, etc.).

• Ensures accuracy in bilingual communications and translation reviews, including Office de la Langue Française accreditation.

• Local administrative coordination, documentation, minute taking and tracking of team meetings.

• Responsible for front desk operations, including answering calls, receiving and distributing mail and courier packages, etc.

• Prepares written reports and correspondence to internal and external business partners and professionally interacts with them.

• Reviews incoming correspondence and works with the Executive to proactively manage how to handle it appropriately.

• Reviews Executive’s schedules and proactively ensures they are prepared with necessary information, documents etc. ahead of meetings.

• Completes organization of all meetings, special events and team initiatives, including reserving conference rooms, arranging for catering, special events, and workshops.

• Coordinates meetings onsite and offsite and completes agendas, meeting minutes and follows up with action items as requested.

• Prepares presentations and any other documents needed for conferences and meetings, using the most current templates, materials, notes, verbal instructions, etc.

• Coordinate onboarding of new team members to ensure successful integration with Colliers REMS.

• Assists with project work or research assignments as requested.

What you bring:

• Minimum 3+ years of high-level executive assistant experience within a fast-paced professional services environment.

• Bachelor’s degree in business administration or related field preferred.

• Previous experience in the real estate industry an asset.

• Advanced knowledge of all Microsoft Office programs (Word, Excel, PowerPoint and Outlook).

• Ability to process instructions and successfully execute on projects from start to finish, meeting critical deadlines.

• Strong interpersonal skills and ability to deliver excellent client service.

• Time management, multi-tasking, and organization skills with strong attention to detail.

• Excellent writing and verbal communication skills.

• Ability to deal with ambiguity and remain calm / maintain a positive attitude under pressure.

• Demonstrate integrity and serve as a trustworthy assistant to team members.

• Demonstrate a proactive approach and be solution-oriented.

What we offer: 

• Innovative projects: Work on cutting-edge initiatives that shape our communities, drive our growth, and make a tangible impact.

• Career growth: Advance your career and achieve your goals with industry-leading training and development programs.

• Competitive benefits & compensation: Enjoy a comprehensive and flexible benefits package along with competitive compensation that rewards your contributions and supports your well-being.

• Collaborative culture: Join our enterprising team where innovation thrives, collaboration is key, and our people are empowered to be their authentic selves and do their best work.

• Diversity, Equity & Inclusion: Our robust North American Diversity & Inclusion Program features eight Employee Resource Groups (ERGs), where you can connect, learn, and contribute to a diverse and supportive community. Learn more: https://www.collierscanada.com/en-ca/careers/diversity-and-inclusion

• Global network: Join a global team of 22,000 professionals across 68 countries, where you'll expand your network and learn from experts in a dynamic international community. Accelerate your career and enhance your expertise as you connect and collaborate with top talent around the world.

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